Хочеш менше тягнути під час переїзду? З’їж! Зламай! Викинь!

Вихід орендаря з бізнес-центру. Які дії дістаються керуючому та адміністрації об'єкта під час переїзду? Залишитися в положенні "спостерігач" чи динамічно сприяти етапам процесу? Чи загрожує відхід орендаря чимось БЦ і його орендарям, що залишилися?

У ситуації, що склалася, адміністрація об'єкта зобов'язана вирішити такі значущі пункти:

• Контроль виконання термінів переїзду.
• Створення всіх умов для збереження власності БЦ.
• Гарантування дотримання інтересів кожного орендаря, що залишився: усунути всілякі перешкоди їхній діяльності, створення комфортних і безпечних умов перебування в БЦ.

Що значущого в перерахованих вище завданнях?

Збереження власності БЦ

У процесі переїзду працівники орендаря переноситимуть меблі та важкі меблі, що, ймовірно, може завдати ушкоджень приміщенню, приміром, скляним колонам, дзеркальним стінам у ліфтах, дверним прорізам, підлозі, деталям дизайну. Зазвичай, щоб запобігти таким пошкодженням, просто в договорі укладають окремий пункт, у якому описують відповідні штрафи та компенсації. Мало хто знає про ще одну опцію: виїжджаючи з БЦ, орендар може покласти відповідальність за це на підрядника, що займається процесом переїзду. Щоб це здійснити, орендарю потрібно врахувати пункт, що описує відповідальність перевізника за пошкодження, які можуть бути завдані власності третьої особи. Яка в цьому вигода управителю? Насамперед, зменшаться ризики завдання шкоди власності завдяки високій обережності перевізника. А також у разі завданих збитків, процес вирішення питання вирішиться простіше і швидше. Чому? Тому що перевізники найчастіше мають досвід у цій сфері, а ще він, найімовірніше, буде розраховувати на ще не одну роботу у Вашому БЦ, чого точно не буде під час обговорення проблеми, що виникла, з колишнім орендарем. Природно, що компанія перевізника повинна мати благонадійну репутацію.

Якщо говорити про ймовірність пропажі елементів інтер'єру, то найкращим вирішенням завдання стане людина, що представляє БЦ, яка спостерігатиме за виїздом орендаря. Ідеальний варіант - відеоспостереження і співробітник, який займатиметься наглядом за діями перевізника.

Орендарі, що залишилися

Лояльність по відношенню до орендарів, що перебувають на територіях бізнес-центру - гарантія успішного продовження терміну оренди приміщення. Процес переїзду всього однієї компанії здатний підвищити ймовірність порушення інтересів інших. Наприклад, виїжджаючи орендар може ускладнювати роботу шумом або "чергою" біля ліфта. Для власника будівлі, це зовсім непозитивні моменти, ба більше, можуть з'явитися скарги. Як правило, договір оренди містить інструкції з використання орендованих приміщень, в яких описані:

• Рівень шуму, що допускається;
• Час і можливість експлуатації пасажирського і вантажного ліфта;
• Можливість знаходження вантажних авто на загальних парковках.

На жаль, немає гарантії того, що наявність подібних правил забезпечить їх дотримання. Представник бізнес-центру перед виїздом повинен упевнитися, що колишній орендар не забув про дані інструкції та сформує певний розклад для вивезення габаритної власності та здійснення гучного проведення робіт, враховуючи при цьому встановлені правила. На практиці не раз доведено, що краще випередити конфлікт, ніж вирішити його.

Я рекомендую дізнатися осіб компанії, які є відповідальними за процес звільнення приміщення з метою регулювання конфліктів одразу за їх виникнення.

Щоб контролювати безпеку приміщень, охоронна служба повинна вимагати список осіб і техніки компанії перевізника, що будуть задіяні в процесі. Заздалегідь нагадуйте про це орендареві, щоб уникнути витрати часу на отримання можливості увійти в БЦ безпосередньо в призначений час переїзду, і всі дотримувалися запланованого розкладу.

Терміни виїзду з БЦ

Щоб бути впевненим у запобіганні ймовірних ризиків, завжди необхідно контролювати ремонти, переїзди, доставку великих елементів тощо на території бізнес-центру. Приміром, колишній Орендар пообіцяв виїхати з приміщення до якогось конкретного дня, але не вклався в строк, а його сусіди запланували наступного дня отримати будівельні матеріали. Виникає проблема - процеси наклалися і заважають один одному: ліфти і коридори перевантажені, остаточні терміни ще більше зсуваються. Цю ситуацію штрафні санкції вирішити не здатні. Замість того, щоб сподіватися на сумлінність орендаря, беріть активну участь у регулюванні процесів пересування.

Нагадуйте сторонам, що для їхнього ж комфортного переїзду необхідно дотримуватися поетапного складеного розкладу. Те ж саме стосується і ремонтів, отримання різних вантажів і т.д. Особливо уважно звертайте увагу на ситуації, пов'язані з активним використанням ліфтів, сходів, парковок і так далі. Виконання таких простих рекомендацій допомагає запобігти конфліктам сторін.

Ба більше, особисто упевніться в тому, що Орендар не має жодних боргів перед переїздом, включно з комунальними платежами тощо. Не соромтеся нагадувати їм про те, що їх потрібно погасити до переїзду для запобігання конфліктів.

Вдалим рішенням при контролі розпорядку та процесу виїзду є наслідування позитивного досвіду певних сьогоднішніх керуючих підприємств. Компанії обирають благонадійних перевірених часом партнерів у сфері логістики, після чого рекомендують їх орендарям до співпраці. У чому плюс такого підходу? Сервісні компанії, що регулярно співпрацюють з БЦ, добре ознайомлені з усіма умовами, підводним камінням переїзду, потребами адміністративної та виїжджаючої сторін. У підсумку Ви отримуєте налагоджені довготривалі взаємини між представниками сторін, усі етапи переїзду протікають м'якше і стрімкіше.