Переговорні кімнати в офісах: клієнтський сервіс та офісні приміщення

Згідно з результатами численних опитувань офісних трудівників, на одному з перших місць серед основних організаційних проблем опинилася нестача "переговорів". Причому ця проблема однаково актуальна як для великих компаній, так і для невеликих офісів. Який може бути вихід із цієї ситуації, особливо в умовах неможливості переїзду? Є три варіанти виходу із ситуації: креативність, організація "гнучких" просторів і оптимізація планування.

Типи переговорних кімнат

Є три основні умовні групи офісних кімнат для нарад:

1. Корпоративна (бек-офіс). Призначена для нарад усередині компанії. Такий формат дає змогу використовувати досить демократичну організацію простору, який може слугувати також кімнатою для відпочинку офісних працівників.
2. Загальна (фронт-офіс). Тут можуть проходити як переговори з клієнтами, так і робочі наради.
3. Закрита. Як правило, такий простір поєднується з кабінетом керівника. У цьому разі цілком доречні невеликі розміри, оскільки йдеться про наради з вузьким колом персон. Крім того, в офісі можуть бути зовсім невеликі ізольовані зони, призначені для приватного спілкування кількох людей. Але, зрозуміло, проводити повноцінні презентації, тим більше з мультимедійним обладнанням, у таких кімнатах неможливо.

Особливості планування

Ідеальна ситуація для самостійного планування офісного простору - це вибір нового офісного приміщення. Проте вкрай рідко компанія має можливість утримувати офіс "із запасом" за площею та кількістю додаткових кімнат. Але ж з часом штат зросте, а відповідно виникне дефіцит кімнат для переговорів.

Крім того, подібна "економія" може вельми негативно впливати на роботу офісу: на пошук вільного приміщення, по-перше, витрачається зайвий час, а по-друге, сама по собі ситуація в очах клієнта матиме вельми непрезентабельний вигляд. Страждає також і загальна результативність роботи.

На думку проектувальників, частка "тихих" приміщень в open-space має становити близько 10-15%. І для того, щоб забезпечити необхідний запас на майбутнє, потрібно закладати саме таку пропорцію ще на етапі оздоблення.

Використання гнучких рішень

Одним із найрозумніших рішень є проєктування кількох компактних переговорних кімнат, які розділені між собою мобільними перегородками. Таке рішення дасть можливість, коли буде така необхідність, об'єднати ці зони в один кабінет.

Для організації таких невеликих кімнат можна використовувати звукопоглинальні матеріали. Вони не порушать загальний інтер'єр open-space простору і будуть гарним рішенням для проведення нетривалих переговорів. Крім того, тут можна організувати робочий простір для роботи в тиші.

Проектування багатофункціональних просторів є одним із найрозумніших рішень для офісів. Скажімо, якщо для організації лаунж-зони використати трансформовані меблі, можна забезпечити офіс достатньою кількістю переговорних кімнат.

Креативні рішення

Для деякої оптимізації використання переговорних кімнат вельми корисними є такі інструменти, як електронне бронювання та ведення журналу видачі ключів. Але на практиці неможливо передбачити точний час переговорів - часто вони затягуються. Тому існує низка креативних рішень:

• Часовий ліміт бронювання кімнати. Наприклад, максимум 45 хвилин.
• Участь у переговорах фасилітатора. Це співробітник, завданням якого є забезпечення порядку денного та регламенту переговорного процесу.
• Мінімалізм в інтер'єрі. Коли нічого не відволікає від суті зустрічі, переговори, як правило, проходять і швидше, і результативніше.
• Як не дивно: відмова від зручних м'яких крісел на користь більш жорстких офісних стільців. Нестача комфорту сприяє прискоренню переговорів.
• І зовсім вже креативний хід - повна відмова від стільців. У такій обстановці навряд чи у когось вийде затягнути нараду.

Все й одразу чи компроміс?

Основним фактором, що впливає на оформлення кімнати для переговорів, є її призначення. Наприклад, загальна або корпоративна кімната значно відрізнятиметься від приватної зони для переговорів, яка використовується керівником компанії. Однак незалежно від цього, як правило, присутні - столи, стільці, шафи для документів і одягу, іноді передбачено наявність барної стійки, іграшок тощо.

Що ж стосується обладнання, то обов'язково мають бути:

• Телефон.
• Проектор з екраном або комп'ютер з моніторами
• Маркерна дошка.
• Доступ до Wi-Fi.
• БФП.

Якщо йдеться про майстер-класи, семінари, презентації, то такий набір обов'язковий. Коли ж переговори передбачають участь не більше 2-3 осіб, то найчастіше обладнання обмежується маркерною дошкою і ноутбуком. Головне - слідувати здоровому глузду і дотримуватися компромісу між технічними можливостями компанії та бажаннями.