Що потрібно врахувати, коли вам потрібен новий офіс | оренда офісу Київ
Що потрібно врахувати, коли вам потрібен новий офіс | оренда офісу Київ Природа бізнесу така, що після створення він не може стояти на місці незалежно від ступеня успішності. Бізнес має шукати нові шляхи розвитку, а основна мета цього руху полягає у збільшенні прибутку. І здебільшого це передбачає збільшення робочих місць.
Ще на етапі створення бізнесу виникає питання пошуку комерційної нерухомості, а саме приміщень, які планується використовувати під офіс компанії. І необхідно самостійно визначати параметри (площа, планування) необхідного приміщення.
Але може настати момент, коли придбане або орендоване приміщення не відповідає потребам компанії. У разі оренди можна звернутися до власника, з яким можна було б домовитися про розширення площі, що орендується. Припустимо, що результат спілкування з власником незадовільний. І тоді доводиться шукати нового приміщення. Залежно від стратегії розвитку бізнесу, завдання полягає у відкритті нових філій або пошуку офісу, який буде мати велику площу або інше планування.
Купівля приміщення під офіс робить вас власником, що дає можливість самостійно змінювати планування.
За наявності значних площ можна організувати ізольовані кімнати для тих співробітників, робота яких передбачає тишу та підвищену концентрацію уваги. В цьому випадку можуть бути використані перегородки, різні звукоізолюючі матеріали. Так само можна спроектувати архів, склад тощо. А оренда дає значно менше можливостей для маневру в контексті організації простору.
Втім, причина зміни офісного приміщення може полягати в банальній необхідності змінити дислокацію, наприклад, на престижніший район, або на місце з кращою транспортною розв'язкою, з більш щільним нащадком клієнтів і т.д. Але як би там не було, потрібно буде проводити ретельний моніторинг ринку нерухомості, уважно вивчаючи навіть відповідні новини. Зараз для цього є безліч можливостей - інтернет, безліч сайтів агентств нерухомості, дощок оголошень і порталів новин.
Систематизація інформації
Розглядаючи потенційні варіанти, в першу чергу необхідно звертати увагу на такі параметри: розташування офісу, його вартість, особливо у співвідношенні до інших пропозицій. Важливо враховувати запланований дохід підприємства міста і відповідний бюджет, який планується виділити на оренду чи придбання приміщення. При цьому вкрай бажано, щоби зміна офісу не позначилася негативно на результативності роботи компанії. Іноді розумнішим стане вибір менш престижного приміщення, яке характеризуватиметься меншою вартістю, що дозволить спрямувати більше грошей рекламу чи поліпшення якості продукції підприємства. І, звісно, обов'язково проводити глибокий аналіз потреб компанії. У цьому контексті найважливішими будуть такі фактори:
Місце розташування офісу.
Безумовно, офіс, розташований у центрі населеного пункту, дає більше можливостей. У центрі, як правило, гарна транспортна розв'язка та щільніший трафік потенційних клієнтів. До такого офісу простіше доїхати як керівництву компанії та її співробітникам, так і клієнтам, а також партнерам. Мінус один – підвищена вартість. Якщо компанія має широку спеціалізацію або для її розвитку важливим є постійне зростання клієнтів і партнерів, то є сенс подумати про придбання офісу в центрі.
Площа та планування приміщення.
Великий штат вимагає приміщення, яке має відповідну кількість службових та підсобних кімнат. При цьому завжди потрібно планувати, крім робочих місць, також кількість та розмір необхідних меблів. Підходи під час планування можуть значно відрізнятися. Від класичного офісу з окремими кабінетами до модної нині концепції open-space, яка, як вважається, сприяє згуртуванню колективу. Втім, слід взяти до уваги, що не для кожного співробітника подібна атмосфера є оптимальною – часом шумний відкритий офісний простір не дозволяє досягти потрібного рівня концентрації і виконувати роботу з достатньою результативністю.
Обладнання та комунікації.
Ефективна робота офісу неможлива без технічного забезпечення на належному рівні: службові кімнати та телефонні лінії у необхідній кількості, інтернет-канал із достатньою пропускною спроможністю. Плюс до того безперебійно функціонуючі електросистеми, вентиляційні та пожежні системи, система безпеки та ін.
Рівень комфорту.
Однією з важливих умов досягнення необхідної результативності та збереження в колективі позитивної атмосфери є забезпечення комфортних умов роботи. Усі співробітники повинні мати доступ до особистого простору та готельного робочого місця. Крім того, радиться також спроектувати кімнати для відпочинку та їжі. Важливо також забезпечити біля будівлі, де розташований офіс, паркомісця в необхідній кількості.
Конкуренти поблизу.
У випадку конкуренція сприяє ефективнішому розвитку бізнесу. Однак на практиці далеко не всі конкуренти застосовуватимуть чесні методи. Скажімо, можуть бути спроби переманити ваших клієнтів з використанням різних, іноді дуже сумнівних методів. Водночас, сам по собі факт близькості конкуруючих фірм вноситиме певну сум'яття в голови ваших клієнтів, які почнуть задаватися питанням пошуку вигіднішого варіанту. В результаті робота з такими клієнтами характеризуватиметься підвищеною трудомісткістю.
Прийняття рішення про купівлю чи оренду комерційної нерухомості сьогодні одна із важливих моментів у розвитку компанії, тому це питання обговорюється з участю керівного складу. На нараді необхідно проаналізувати різні сценарії, обговорити позитивні та негативні сторони кожного варіанту. Необхідно сформувати та презентувати керівництву всі розрахунки та побажання, вислухати зустрічні пропозиції, за необхідності внести правки. Також необхідно обговорити можливість залучення агентств нерухомості.
Перш ніж працювати з будь-якою агенцією, необхідно детально вивчити інформацію про неї. Як мінімум, ознайомитися з відгуками, також навести довідки серед друзів та знайомих. Після того, як буде ухвалено рішення щодо вибору посередника, необхідно максимально докладно поставити завдання агентству про те, яка саме нерухомість та для яких цілей необхідна. Звичайно, потрібно буде і особисто їздити на перегляди об'єктів, що зацікавили. Звертаючи особливу увагу при цьому на те, в якому стані знаходиться приміщення, потрібно робити ремонт і т.д.
Крім того, важливо навести довідки в агентства про попередніх орендарів. Особливо щодо роду їхньої діяльності та відгуків про них. Якщо йдеться про сумнівний бізнес або, тим більше, про шахраїв, потрібно серйозно подумати, чи варто орендувати чи купувати приміщення, яке має негативну репутацію. Після того, як буде складено короткий список найцікавіших об'єктів, які повинні повною мірою відповідати вашим вимогам, наступним кроком буде запит комерційної пропозиції власникам цих об'єктів. Після того, як будуть отримані конкретні цифри, можна провести детальніший фінансовий аналіз.
Переговори та укладання договору
Після проведеної роботи настає етап переговорів. У цей момент не обов'язково робити остаточний вибір, можна працювати одночасно по кількох об'єктах, оскільки в процесі переговорів уточнюється безліч важливих параметрів потенційної угоди. А саме: чи потрібно вносити заставу, чи обов'язково робити страховий депозит тощо. Крім того, у процесі переговорів власники нерухомості можуть йти на ті чи інші поступки, що також може вплинути на вибір.
З'ясувавши ці деталі, ви будете мати достатню інформацію у тому, щоб приймати остаточне рішення. Але насамперед потрібно зібрати нараду, у якому разом із керівництвом виробити план витрат за оренду чи придбання об'єкта, на ремонтні роботи і подальше утримання тощо. Далі, з урахуванням планування приміщення, необхідно скласти план, відповідно до якого згодом буде організовано розсадження працівників. На підставі цього плану можна розпочинати проектування оздоблювальних та дизайнерських робіт у кімнатах. На цьому етапі також відбуваються переговори щодо того, хто саме має це зробити – ви чи власник.
Якщо у вашому випадку йдеться про оренду, а не про придбання, важливо розуміти, що існує безліч тонкощів, пов'язаних із законодавчими нормами, і тому необхідно залучити кваліфікованого юриста, який спеціалізується на подібних справах. Який повинен простежити за тим, щоб договір був складений максимально професійно та з урахуванням ваших інтересів настільки, наскільки це можливо. Але перед укладанням договору ви повинні від власника нерухомості отримати не тільки правовстановлюючі документи на об'єкт, а й технічний план, статутні документи юр. особи, яка володіє об'єктом. Проаналізуйте ситуацію з комунальними платежами – якими вони є, чи існують борги.
Ну і останній крок – оформлення акту передачі об'єкта нерухомості. У якому має бути відображена така інформація: актуальний стан приміщення, якщо є якісь недоліки чи поломки, вони мають бути обов'язково згадані. Оскільки після того, як ви з'їжджатимете, здача об'єкта проводитиметься саме за цим актом. Вже після того, як паперова тяганина закінчена, і ви офіційно стали власником або користувачем нерухомості, можна приступати до ремонтних робіт або обробки відповідно до раніше прийнятого плану. Після чого залишається тільки розпочинати новий етап у розвитку вашого бізнесу у новому приміщенні. З новими цілями та перспективами.
